Ein KPI-System bündelt aussagekräftige, messbare Kennzahlen, die kritische Erfolgsfaktoren und übergeordnete Ziele einer Organisation abbilden. Kennzahlen sollten dabei sowohl messbar als auch tatsächlich beeinflussbar sein und den Fortschritt gegenüber definierten Zielwerten anzeigen, ein bekanntes Beispiel aus der Produktion ist die Gesamtanlageneffektivität. Ein durchdachtes KPI-System vermeidet eine reine Kennzahlenflut, verknüpft einzelne Kennzahlen klar mit Zielen und Verantwortlichkeiten und unterstützt so datenbasierte Entscheidungen statt reiner Bauchentscheidungen. Als konzeptioneller Bezugsrahmen dient häufig die Balanced Scorecard, die finanzielle, kundenbezogene, prozessbezogene sowie lern- und entwicklungsbezogene Perspektiven miteinander verbindet.