Jedem Schienenfahrzeug muss eine für die Instandhaltung zuständige Stelle zugewiesen und im entsprechenden Register eingetragen sein. Die Anforderungen an das Instandhaltungssystem regelt die Durchführungsverordnung (EU) 2019/779, die seit Juni 2020 gilt und seit Juni 2022 verpflichtend für alle Schienenfahrzeuge ist, zuvor betraf eine Vorgängerregelung nur Güterwagen. Die Instandhaltungsverantwortung gliedert sich in vier Funktionen: Management, Instandhaltungsentwicklung mit technischen Vorgaben, Flotteninstandhaltungssteuerung sowie die tatsächliche Instandhaltungserbringung in der Werkstatt. Die Zertifizierung als zuständige Stelle erfolgt durch akkreditierte Zertifizierungsstellen und ist Voraussetzung für den sicheren Betrieb eines Fahrzeugs im europäischen Eisenbahnnetz.